Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Daniel Bremer
c/o MDC Management#6353
Welserstr. 3
87463 Dietmannsried
E-Mail: info@study.kiwiwo.de
Telefon: +49 (0) 561 / 830 90 107

2. Technische Bereitstellung und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Plattform werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser, Betriebssystem und technische Fehlerdaten gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung sowie der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit die Verarbeitung unmittelbar für die Nutzung des Angebots erforderlich ist, außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Webserver-Zugriffsprotokolle werden täglich rotiert und derzeit in der Regel für etwa 14 Tage vorgehalten. Anschließend werden die jeweiligen Logdateien im Rahmen der automatischen Logrotation gelöscht.

Zur internen technischen und statistischen Auswertung der Nutzung werden die Webserver-Protokolle mit der lokal auf unserem Server betriebenen Open-Source-Software GoAccess ausgewertet. Die Auswertung kann insbesondere Seitenaufrufe, technische Antwortcodes, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie zeitliche Zugriffsmuster umfassen. GoAccess setzt für diese Auswertung keine eigenen Tracking-Cookies und übermittelt die ausgewerteten Daten nicht an einen externen Analysedienst. Der erzeugte Statistikbericht ist zugriffsgeschützt und ausschließlich für die interne Administration bestimmt.

Das Produktivsystem wird bei einem externen Hostinganbieter betrieben. Aktuell wird hierfür Infrastruktur von IONOS eingesetzt. Soweit der Hostinganbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

3. Registrierung und Benutzerkonto

Für die Registrierung verarbeitet KiWiWo Study insbesondere Vorname, Nachname, FernUni-E-Mail-Adresse, Benutzerkennung und Passwortdaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Später freiwillig oder für einzelne Funktionen erforderliche Profilangaben können etwa Anrede, Standort, Matrikelnummer, Rechnungsanschrift und ein Profilbild umfassen.

Die FernUni-E-Mail-Adresse wird verwendet, um den Zugang auf die vorgesehene Nutzergruppe zu begrenzen und die Registrierung per Aktivierungslink zu bestätigen. Es findet dabei keine technische Abfrage des FernUni-Postfachs bei der FernUniversität statt und KiWiWo Study übermittelt für diese Prüfung keine Registrierungsdaten an die FernUniversität in Hagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Lernstände und Nutzung der Lernplattform

Damit KiWiWo Study Lernfortschritt, Wiederholungen und persönliche Empfehlungen bereitstellen kann, werden nutzerbezogene Lern- und Nutzungsdaten gespeichert. Dazu gehören je nach Funktion insbesondere gebuchte und aktive Module, Lernkartenstatus, Wiederholungen, Quizantworten und -versuche, Klausurfortschritt und Klausurversuche, Audio-Fortschritt, Merkliste, Lernplan, Einstellungen, Tags und Sessiondaten.

Andere Studierende können diese persönlichen Lernstände nicht einsehen. Personenbezogene Auswertungen der Lern- und Nutzungsaktivitäten können ausschließlich von hierzu berechtigten Administratoren eingesehen werden. Sie dienen insbesondere der Bereitstellung der Lernfunktionen, der technischen und didaktischen Qualitätssicherung sowie der Administration der Plattform. Eine öffentliche Darstellung oder Weitergabe dieser persönlichen Lernaktivitäten an andere Studierende findet nicht statt. Die Verarbeitung ist für die von dir angeforderten Lernfunktionen erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Lernbot und OpenAI API

Wenn du den Lernbot verwendest, sendet KiWiWo Study deine konkrete Frage zusammen mit einem begrenzten Lernkontext an die OpenAI API. Der Lernkontext kann zum Beispiel die aktuelle Lernkarte, Quizfrage, Altklausuraufgabe, zugehörige Lernhinweise und passende Ausschnitte aus dem hinterlegten Lernstoff enthalten. Name und E-Mail-Adresse werden dem Lernbot nicht als Bestandteil des Prompts übermittelt.

Dienstleister ist für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum grundsätzlich OpenAI Ireland Ltd. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der für die API geltenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, stützt OpenAI Weiterübermittlungen nach eigenen Angaben auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse.

Inhalte aus der OpenAI API werden nach den aktuellen Bedingungen für Geschäftskunden standardmäßig nicht zum Training der OpenAI-Modelle verwendet, sofern der API-Kunde nicht ausdrücklich in eine solche Nutzung einwilligt. OpenAI kann API-Eingaben und -Ausgaben nach den aktuellen Angaben grundsätzlich für bis zu 30 Tage zur Bereitstellung des Dienstes und zur Missbrauchserkennung aufbewahren, soweit keine abweichende Aufbewahrungsoption greift oder eine längere gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist. KiWiWo Study speichert den vollständigen Text deiner Lernbot-Frage derzeit nicht im eigenen Chatprotokoll. Gespeichert werden insbesondere Nutzerbezug, Kontext, Nutzungszähler, Tokenmengen, Status, Modellbezeichnung und ein nicht rückrechenbarer Hash der Frage.

Bitte gib im Lernbot keine vertraulichen personenbezogenen Daten über dich oder andere Personen ein, wenn diese für deine Lernfrage nicht erforderlich sind.

6. Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen

Bei einer Modulbestellung verarbeitet KiWiWo Study insbesondere Benutzerkonto, Käufer-E-Mail, bestellte Module, Preis, Rechnungsnummer, Bestellzeitpunkt, Zahlungsstatus, Zahlungsfrist, Zugriffsstatus und Widerrufsstatus. Für Rechnungen können Name und Anschrift verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Rechnungs- und Buchungsdaten aufgrund steuer- oder handelsrechtlicher Vorgaben aufzubewahren sind, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zahlungen werden derzeit per Überweisung oder PayPal außerhalb einer automatischen Zahlungsanbieter-Schnittstelle vorgenommen und anschließend in KiWiWo Study verbucht. Wenn du PayPal nutzt, verarbeitet PayPal die für die Zahlung erforderlichen Daten nach den dort geltenden Datenschutzbedingungen in eigener Verantwortung. KiWiWo Study erhält beziehungsweise erfasst nur die Informationen, die für die Zuordnung und Verbuchung der Zahlung benötigt werden.

6a. Lernfonds-Anträge

Wenn du Unterstützung aus dem KiWiWo Lernfonds beantragst, werden deine User-ID, die im Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse, das für den Antrag maßgebliche Semester, die von dir ausgewählten Module, deine kurze Begründung, der Bearbeitungsstatus sowie gegebenenfalls Rückfragen, interne Bearbeitungsnotizen, die Entscheidung, der bewilligte Betrag, dessen Nutzung und die Gültigkeitsdauer verarbeitet. Die Angaben dienen ausschließlich der Prüfung, Verwaltung und Durchführung der von dir beantragten Lernfonds-Unterstützung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nachweise oder Datei-Uploads sind für den Antrag nicht vorgesehen. Bitte teile in der Begründung nur Informationen mit, die für deinen Antrag tatsächlich erforderlich sind, und vermeide insbesondere Gesundheitsdaten oder andere besonders vertrauliche Angaben. Falls für die Prüfung noch Informationen fehlen, kann KiWiWo Study dich über die in deinem Konto hinterlegte E-Mail-Adresse kontaktieren.

Bewilligte Lernfonds-Guthaben und ihre Verwendung werden mit den zugehörigen Buchungs- und Fondsbewegungen verknüpft, damit der verfügbare Fondsbestand und die Anrechnung auf Modulbestellungen nachvollziehbar bleiben. Bei einer Kontolöschung werden die für die Antragsprüfung gespeicherten persönlichen Freitexte und Kontaktdaten entfernt beziehungsweise anonymisiert; notwendige finanzielle Nachweise können ohne unmittelbaren Personenbezug weiter aufbewahrt werden.

7. Widerruf

Nutzt du die elektronische Widerrufsfunktion, werden insbesondere Rechnungsnummer, Name, die betroffenen Module, E-Mail-Adresse für die Eingangsbestätigung, Zeitpunkt des Widerrufs und ein möglicher Rückzahlungsbetrag verarbeitet. Die Verarbeitung dient der Durchführung des Widerrufs und der Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

8. Fehlerberichte und Support

Wenn du eine Lernkarte oder Quizfrage meldest, werden neben deiner Nachricht und dem betroffenen Inhalt auch technische Angaben gespeichert, die bei der Fehleranalyse helfen können. Dazu gehören etwa Browser, Betriebssystem, Viewport- und Bildschirmgröße, Geräte-Pixelverhältnis und die Seitenadresse. Diese Daten werden verwendet, um die Meldung zu bearbeiten und technische Fehler nachzuvollziehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Bearbeitung zum Nutzungsverhältnis gehört, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8a. Administratives Änderungsprotokoll

Änderungen in den internen KiWiWo-Administrationsbereichen werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Systemsicherheit protokolliert. Gespeichert werden insbesondere Zeitpunkt, User-ID des handelnden Admins oder Moderators, betroffener Adminbereich, ausgeführte Aktion, betroffene Datensatz-IDs beziehungsweise Referenzen, die Namen geänderter Formularfelder und das technische Ergebnis der Aktion. Passwörter, Sicherheits-Token und umfangreiche Freitextinhalte werden nicht in dieses Änderungsprotokoll übernommen. Das Protokoll dient ausschließlich der internen Nachvollziehbarkeit von administrativen Änderungen und der Fehler- beziehungsweise Missbrauchsaufklärung.

9. E-Mail-Kommunikation

KiWiWo Study versendet unter anderem Aktivierungslinks, Passwort-E-Mails, Bestell- und Widerrufsbestätigungen sowie notwendige Service-E-Mails. Hierbei werden die für den Versand erforderlichen Empfänger-, Absender- und Nachrichteninformationen über den eingerichteten Mailserver verarbeitet. Rechtsgrundlage ist je nach Nachricht Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. c DSGVO.

10. Cookies, lokale Speicherung und Tracking

KiWiWo Study verwendet technisch notwendige Session- und Anmeldefunktionen. Bei „Angemeldet bleiben“ wird ein dauerhaftes Authentifizierungsmerkmal verwendet. Außerdem speichert die Anwendung einzelne rein funktionale Zustände im Local Storage oder Session Storage des Browsers, etwa den Zustand der Navigation, Hinweise oder die Sichtbarkeit einzelner Bedienelemente.

Diese Speicherungen dienen der von dir angeforderten Funktion der Plattform. Eine werbliche Profilbildung oder ein eigenes Marketing-Tracking ist im aktuellen Stand von KiWiWo Study nicht eingebunden. Externe Erklärvideos werden auf der Startseite derzeit nur als Platzhalter dargestellt und nicht automatisch von einem Drittanbieter geladen.

11. Speicherdauer und Löschung

Kontodaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dein Benutzerkonto besteht und die Daten für die angebotenen Funktionen benötigt werden. Lernstände können über die dafür vorgesehenen Funktionen teilweise zurückgesetzt werden. Bei einer Kontolöschung werden nutzerbezogene Daten je nach Zweck gelöscht oder anonymisiert. Daten, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erhalten bleiben müssen, werden erst nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

Für einzelne Lernfunktionen können historische Versuche getrennt vom aktuellen Lernstand gespeichert bleiben, damit Auswertungen, Korrekturen und Qualitätskontrollen nachvollziehbar bleiben. Bei einer vollständigen Kontolöschung werden diese Daten nach der in KiWiWo Study vorgesehenen Lösch- und Anonymisierungslogik behandelt.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies für die Bereitstellung der Plattform, die Vertragsabwicklung, eine gesetzliche Pflicht oder eine von dir angeforderte Funktion erforderlich ist. Als Kategorien von Empfängern kommen insbesondere Hosting- und Infrastruktur-Anbieter, E-Mail-Dienstleister sowie bei Nutzung des Lernbots OpenAI als API-Dienstleister in Betracht.

13. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Das gilt insbesondere bei der Aufsichtsbehörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes.

14. Automatisierte Entscheidungen

KiWiWo Study kann Lernstände automatisch auswerten und daraus Hinweise oder nächste Lernschritte ableiten. Es findet dabei keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern, kann diese Datenschutzerklärung angepasst werden. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.